元採用責任者のコラム column

【超基礎】履歴書・職務経歴書のポイント

みなさん、こんにちは!
オモワク代表の福尾です。

今回はこれまで複数の企業にて採用責任者や人事責任者として従事してきた
私の経験から履歴書や職務経歴書を作成する際のポイントをお伝えしていこうと思います。

タイトルに【超基礎】とあるように、かなり基本的なことからお伝えいたします。
一見当たり前と思われることもあるかもしれませんが、
日々多くの書類を見ていると、その最低限のことができておらず、
少し残念な印象に映ってしまうケースがよくあるため今一度ご確認いただけると幸いです。

大原則として、書類は【相手が見るもの】という意識を持って作成するようにしましょう。
また、今回は超基礎編ですが、より実践的・効果的な書類作成については
個別に相談承りますのでお気軽にご相談ください!


■【超基礎】履歴書作成におけるポイント
まずは履歴書作成からお伝えいたします。

①手書き?データ?
履歴書作成の際に手書きで作成した方がいいのか、
Excel等を使って作成した方がいいのかご相談をいただくケースがあります。
結論から言うと、データで作成することをオススメします。

【理由その1】時間を有効に活用できる
手書きの場合、一度書いてしまうと修正や変更に手間がかかってしまいます。
また、複数の企業に応募する際、求人ごとに作成しないといけなくなるため、
ここにも時間がかかってしまいます。
データであればその点すぐに対応できるため時間を有効に使えます。

【理由その2】見た目を気にしなくてよくなる
達筆だからといって書類選考の通過率にはあまり影響はしません。
一方で殴り書きのような字の羅列や読むのが難解な字の場合、
それだけで判断するわけではありませんが、印象として少しネガティブに働くケースもあります。
Excel等で作成すれば誰が作成しても見た目は同一なので、その心配がなくなります。

【理由その3】スキル面について
ほとんどの職場においてPCを使う業務が生じます。
手書きで作成の場合、Officeスキル(Word、Excel)があまりないのでは?と
勝手な憶測をされてしまう可能性があります。
(別途、Officeスキルについて記載すれば問題ありませんが)


②作成日、確認してますか?
企業側はできるだけ最新の情報を確認したいと思っています。
応募時点から1か月以内の作成日であれば問題ありませんが、
数か月前に作成した日付のまま提出されると、使いまわし感が強く映ってしまう可能性があります。
中には半年、1年前の日付になっていたり、ひどいものだと数年前の日付で、
前回の転職活動で使ったまま送られてくることもあったりします。
情報をアップデートする際に作成日も修正するようご確認ください。


③自己PRや志望動機が空欄
大量採用している企業であればあまりこの項目は見ていないかもしれませんが、
基本的には記載することをオススメいたします。
選考への意欲を伝えられる場所でもあるため、
空欄だと「志望度低いのかな?」と感じてしまう可能性があります。
詳細の想いは面接の場でお伝えいただければ構わないのですが、
なぜこの業界なのか、この職種なのか、これまでの経験をどう活かしたいのか、など
少し抽象度を上げてでも記載することが望ましいです。



④顔写真について
見た目で判断されることはありませんが、SNSに上げるような個人写真や、
背景から生活感がにじみ出るような写真は控えた方が無難です。
街中にある証明写真を利用されてもいいですし、最近では無料のアプリで
証明写真風の写真を撮ることもできます。是非ご活用ください。


■【超基礎】職務経歴書作成におけるポイント

①誤字・脱字の確認をしていますか?
職務経歴書は文章の分量が多くなるため、
どうしても作成が完了した時点で満足感が高まる傾向があると思います。
そのため、実際に提出された書類を見ていると誤字や脱字が散見されます。
もちろんそれだけでNGになることはないかもしれませんが、
あまりに多いと「仕事を雑にされる方」とイメージされてしまう恐れがあります。
特に「顧客目線を大事に」とか「相手に寄り添って」というような記載があるのに、
誤字・脱字が多いと信憑性が疑われてしまう可能性があります。



②相手の読みやすさを考えていますか?
ただ単純に文章がずっと記載されていたら読みにくいですし、
読む気力が削られてしまいます。
自分自身の職務内容を箇条書きにして記載したり、数字を使って説得力を高めたり、
改行や行間を工夫するなど、相手にわかりやすく伝えるよう意識し作成することをオススメいたします。


③ブランク期間、退職理由について記載していますか?
人事担当者からするとなぜ会社を辞めたのか、
転職を検討しているのかという点は非常に気になるところです。
経歴内に記載してもいいですし、備考という形で最後にまとめて記載してもいいでしょう。
その際、あまりネガティブな表現だけに終わらないよう記載することをオススメします。
批判めいたことが多いと、「他責思考」「当社に入社しても何か不満があるとすぐ辞めるのでは」
と感じられ見送られる可能性が高くなるためです。
もちろんウソを書いてはいけません。ですが、どのように表現するかについては一考の余地があります。
(もちろん相談乗ります)


④アピールできていますか?
職務経歴書作成において大事なポイントは「会ってみたい」と思ってもらえるかどうかです。
そのため、これまでの経験の中で強調したい点をしっかりと伝えるようにしましょう。
特に営業職をされてきた方であれば数値を使って表現するのがいいと思います。
予算/実績/達成率などの表記をすることにより、客観性を持ったアピールができます。
加えて、取り組まれたことの難易度を伝えることも大事です。
例えば「他社からリプレイスした」ということでも「過去3年叶わなかった案件のリプレイスに成功した」
と表記されている方が「お、どんなことしたのか?」と興味を引きやすくなります。
事務職系であれば、自分が取り組んだことにより、どれくらい経費が削減できたのか、
どれくらい作業時間を削減できるようになったのか、など
ただ自分が行ったことだけを書くのではなく、結果どうなったのかということを
数値を持って記載することでアピールにつながります。




今回はここまで!
超基礎編なため、表面的なことも多かったかと思います。
履歴書や職務経歴書の添削も常時受け付けておりますので、
より具体的・実践的なポイントが気になる方は是非ご相談ください!


みなさんがオモシロいこと・ワクワクすることを仕事にできるよう願っています。
福尾

 

 

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